Khi doanh nghiệp cần điều chỉnh nội dung trong giấy phép kinh doanh, việc thực hiện thủ tục thay đổi là không thể thiếu. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là nên thực hiện thủ tục này ở đâu và cần chuẩn bị những loại hồ sơ gì? Những vấn đề này sẽ được làm rõ hơn trong bài viết dưới đây của Luật ADZ.
Thay đổi giấy phép kinh doanh là gì?
Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là một phần quan trọng trong quá trình duy trì và phát triển doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh các thông tin trong giấy phép kinh doanh, chẳng hạn như tên gọi, địa chỉ trụ sở, lĩnh vực hoạt động, hoặc vốn đầu tư, việc thực hiện các thủ tục này cần phải tuân theo quy định của pháp luật.
Chủ doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Quá trình thay đổi này không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn giúp đảm bảo rằng thông tin đăng ký kinh doanh luôn chính xác và cập nhật, phản ánh đúng tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Việc thay đổi đăng ký kinh doanh có thể bao gồm các trường hợp như: thay đổi tên công ty khi có sự thay đổi về thương hiệu, điều chỉnh địa chỉ trụ sở doanh nghiệp khi doanh nghiệp chuyển đổi địa điểm hoạt động, hoặc mở rộng/ngưng hoạt động ở một số lĩnh vực nhất định. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cần thay đổi vốn điều lệ để phù hợp với kế hoạch phát triển và đầu tư trong tương lai.
Điều quan trọng là doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện và chuẩn bị các tài liệu cần thiết để kịp thời thực hiện theo quy định. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và các cơ quan nhà nước.
Những trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh
Hiện nay, Việt Nam chưa có quy định cụ thể về thời hạn sử dụng giấy phép kinh doanh, điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp không bị yêu cầu phải gia hạn giấy phép kinh doanh định kỳ. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh trong một số trường hợp nhất định.
Cụ thể, các trường hợp cần đổi giấy phép kinh doanh bao gồm:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Điều chỉnh số lượng và thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Sự thay đổi về chủ sở hữu của công ty.
- Doanh nghiệp đổi tên gọi mới.
- Điều chỉnh hoặc bổ sung các ngành nghề kinh doanh.
- Chuyển nhượng cổ phần, cần thay đổi thành viên và thông tin liên quan.
- Thay đổi vốn điều lệ.
- Cập nhật các thông tin như số điện thoại, Fax, Email, và Website đã đăng ký.
- Thay đổi cơ cấu vốn góp của các thành viên.
- Đối với công ty có vốn nước ngoài, cần thay đổi thông tin cổ đông và tỷ lệ góp vốn.
- Cập nhật thông tin đăng ký thuế như người phụ trách kế toán và địa chỉ nhận thông báo thuế.
Có một số trường hợp ngoại lệ không cần thực hiện thủ tục này, ví dụ như đối với công ty cổ phần khi thay đổi thông tin cổ đông.
Để đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ pháp lý tại Luật ADZ. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ toàn diện, từ tư vấn hợp đồng đến giải quyết tranh chấp pháp lý.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói giá rẻ tại Hà Nội
Các trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi giấy phép kinh doanh
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều đủ điều kiện để thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh. Trong một số trường hợp cụ thể, việc thay đổi giấy phép sẽ không được chấp thuận.
Đầu tiên, những doanh nghiệp đã vi phạm các quy định pháp luật về kinh doanh và nhận thông báo từ phòng Đăng ký kinh doanh về việc thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ không có quyền yêu cầu thay đổi giấy phép. Điều này bao gồm những trường hợp mà doanh nghiệp đã bị ra quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp đang tiến hành giải thể, theo quyết định của chủ sở hữu hoặc theo yêu cầu từ Tòa án hoặc cơ quan thi hành án, cũng không được phép thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh.
Việc quản lý giấy phép kinh doanh là rất quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh diễn ra hợp pháp và đúng quy định. Do đó, những doanh nghiệp không đáp ứng được các tiêu chí quy định sẽ bị hạn chế trong việc thực hiện các thay đổi liên quan đến giấy phép của mình.
Vì vậy, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và điều kiện liên quan đến việc thay đổi giấy phép kinh doanh, nhằm đảm bảo rằng họ có thể thực hiện các thủ tục này một cách hợp pháp và không bị cản trở do những rủi ro pháp lý bất ngờ.
Nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh ở đâu?
Khi công ty cần thực hiện việc thay đổi giấy phép kinh doanh, hồ sơ cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư ở khu vực có trụ sở chính của doanh nghiệp. Có hai hình thức nộp hồ sơ mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Doanh nghiệp có thể thực hiện việc nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, với địa chỉ website là https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Hiện tại, tại TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, 100% hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phải được nộp trực tuyến. Tất cả các thủ tục sẽ được tiến hành thông qua tài khoản đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí thay đổi giấy phép và lệ phí công bố thông tin sẽ được thanh toán qua hình thức chuyển khoản. Kết quả thay đổi giấy phép kinh doanh sẽ được gửi đến doanh nghiệp qua đường bưu điện.
- Nộp hồ sơ trực tiếp: Hình thức này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp chưa tích hợp mã số thuế với mã số doanh nghiệp. Khi nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận cho người nộp. Sau đó, hồ sơ sẽ được kiểm tra tính hợp lệ và tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan.
Ngoài việc thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cũng có thể quan tâm đến các dịch vụ như xin cấp giấy phép môi trường của Luật ADZ. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp đánh giá tác động môi trường từ hoạt động sản xuất, xác định các biện pháp giảm thiểu ô nhiễm và đảm bảo tuân thủ các quy định về môi trường.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội
Hồ sơ thay đổi ĐKKD cần thiết
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty là một quy trình phức tạp hơn so với những thay đổi khác trên giấy phép kinh doanh. Mỗi trường hợp thay đổi địa chỉ yêu cầu chuẩn bị một bộ hồ sơ cụ thể để đảm bảo việc thực hiện chính xác. Dưới đây là hướng dẫn cho hai trường hợp chuyển đổi địa chỉ trụ sở công ty:
Trường hợp 1: Khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ đến quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác, điều này đồng nghĩa với việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Trước khi thực hiện thay đổi, các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:
- Tại cơ quan thuế nơi công ty hiện tại:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Một bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD).
- Tại cơ quan thuế mới:
- Văn bản đề nghị chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp sẽ chuyển đến.
- Bản sao công chứng giấy ĐKKD.
Trường hợp 2: Khi doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ trong cùng một quận, huyện hoặc thành phố, không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục một cách đơn giản hơn với các tài liệu sau:
- Giấy thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ công ty.
- Biên bản cuộc họp quyết định thay đổi trụ sở chính của công ty, tùy thuộc vào loại hình công ty.
- Giấy ủy quyền nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ từ dịch vụ chuyên nghiệp về thay đổi giấy phép kinh doanh.
Hồ sơ thay đổi tên công ty
Thay đổi tên công ty là một công việc phổ biến mà nhiều doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động. Hồ sơ để thay đổi tên doanh nghiệp thường không quá phức tạp và có thể được thực hiện theo các bước sau đây:
Đầu tiên, doanh nghiệp cần soạn thảo Giấy thông báo về việc thay đổi tên doanh nghiệp, trong đó có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Tài liệu này cần nêu rõ nội dung thay đổi, lý do và tên gọi mới dự kiến.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần lập Biên bản cuộc họp của ban lãnh đạo, trong đó ghi nhận việc quyết định thay đổi tên công ty. Biên bản này sẽ là cơ sở chứng minh cho quyết định của lãnh đạo trong quá trình điều chỉnh giấy tờ.
Đối với các loại hình doanh nghiệp khác nhau, cần có các tài liệu chuẩn bị riêng biệt. Đối với công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, cần có Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi tên. Trong trường hợp công ty cổ phần, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông là văn bản bắt buộc. Đối với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu cần đưa ra Quyết định cá nhân về việc thay đổi tên công ty.
Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất các tài liệu trên, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để xin cấp lại Giấy phép kinh doanh mới với tên gọi đã thay đổi. Việc này đảm bảo rằng tất cả thông tin trên giấy tờ của doanh nghiệp đều được cập nhật và phù hợp với tên mới.
Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh
Để tiến hành thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải lập thông báo theo mẫu tại Phụ lục II-1, được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, nêu rõ nội dung thay đổi về ngành nghề.
- Biên bản họp: Đối với các loại hình doanh nghiệp như Công ty TNHH và Công ty cổ phần, doanh nghiệp cần chuẩn bị biên bản ghi lại cuộc họp bàn về việc thay đổi ngành nghề kinh doanh. Biên bản này cần có sự đồng thuận và chữ ký của các thành viên tham gia họp.
- Quyết định thay đổi: Doanh nghiệp cũng cần có quyết định chính thức về việc thay đổi ngành nghề kinh doanh, được thông qua bởi hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc ban lãnh đạo (đối với công ty TNHH). Quyết định này phải nêu rõ các thông tin liên quan đến việc thay đổi ngành nghề, lý do và nội dung cụ thể.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh để được xem xét và cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với nội dung ngành nghề đã được điều chỉnh. Việc thực hiện thủ tục này cần phải tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh những sai sót có thể xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ
Trong trường hợp thay đổi giấy phép kinh doanh do việc điều chỉnh vốn điều lệ của công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu sau đây:
Trước tiên, doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm thanh toán đầy đủ mọi khoản nợ cũng như các nghĩa vụ tài sản liên quan nếu có sự giảm vốn điều lệ.
Tiếp theo, cần có thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu Phụ lục II-1 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT để thực hiện việc này.
Đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên, quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ là một tài liệu không thể thiếu. Bên cạnh đó, cần nộp bản sao biên bản cuộc họp đã đưa ra quyết định đó.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần cung cấp báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm đưa ra quyết định giảm vốn điều lệ. Quy định này áp dụng cho các trường hợp giảm vốn điều lệ theo những điểm a và b trong khoản 3 Điều 68 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty
Khi thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh do điều chỉnh người đại diện theo pháp luật của công ty, quý doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu sau đây:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Doanh nghiệp cần lập thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1. Chủ trì việc ký thông báo này là Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới: Cần có bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật mới, đảm bảo thông tin được rõ ràng và chính xác.
- Nghị quyết và biên bản họp: Để chứng minh quá trình ra quyết định thay đổi, doanh nghiệp cần cung cấp nghị quyết và bản sao biên bản cuộc họp liên quan đến việc bầu hoặc bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới.
Cùng với các tài liệu trên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhận dịch vụ hỗ trợ trong việc xin giấy phép xây dựng, Long Hậu sẵn sàng cung cấp dịch vụ chất lượng nhằm đảm bảo thủ tục hành chính được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả. Luật ADZ sẽ đồng hành cùng quý khách hàng trong từng bước chuẩn bị hồ sơ, tư vấn pháp lý và thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận được giấy phép từ cơ quan nhà nước.
Hướng dẫn thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh
Bước 1: Xác nhận nghĩa vụ thuế
Đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện việc xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế, đặc biệt khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận hoặc tỉnh khác. Giấy xác nhận từ cơ quan thuế là điều kiện tiên quyết để tiến hành thay đổi giấy phép kinh doanh.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Nếu doanh nghiệp tự mình thực hiện thủ tục, cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi phù hợp với nội dung đã thông báo. Trường hợp sử dụng dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp chỉ cần ký xác nhận, tiết kiệm thời gian và công sức.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/). Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ dưới các định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”. Phí dịch vụ phải được thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
Bước 4: Nhận kết quả
Sau 3 ngày làm việc (không tính cuối tuần và ngày lễ), Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận ĐKDN mới hoặc Giấy xác nhận thay đổi thông tin. Nếu không, doanh nghiệp sẽ được thông báo để bổ sung.
Bước 5: Khắc lại dấu công ty
Doanh nghiệp phải khắc lại con dấu nếu thay đổi tên, loại hình công ty, địa chỉ trụ sở sang tỉnh khác hoặc nếu có sự thay đổi quận trên con dấu.
Bước 6: Công bố thông tin
Cuối cùng, doanh nghiệp cần công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia, đây là yêu cầu bắt buộc để tránh pénalty.
Những thủ tục cần thực hiện sau khi đổi giấy phép kinh doanh
Sau khi doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi tên, có một số bước quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý, đặc biệt liên quan đến việc điều chỉnh giấy phép kinh doanh:
- Cập nhật giấy phép kinh doanh: Doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh tại sở kế hoạch và đầu tư. Việc này bao gồm việc nộp đơn đăng ký thay đổi cùng các tài liệu liên quan, như biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội cổ đông.
- Thay đổi con dấu và thông tin trên hóa đơn: Doanh nghiệp cần khắc con dấu mới phù hợp với tên gọi mới. Ngoài ra, thông tin công ty trên hóa đơn VAT cũng cần được điều chỉnh để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác.
- Công bố thông tin: Đối với các doanh nghiệp có website hoặc các kênh truyền thông, cần cập nhật ngay thông tin mới để tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác.
- Thông báo cho đối tác: Doanh nghiệp nên gửi thông báo chính thức tới tất cả các đối tác, khách hàng về việc thay đổi tên để họ nắm bắt thông tin kịp thời.
- Tuân thủ quy định thuế: Doanh nghiệp cần gửi thông báo điều chỉnh thông tin cho cơ quan thuế liên quan, bao gồm cả việc quản lý hóa đơn điện tử nếu có.
- Theo dõi và điều chỉnh các giấy tờ khác: Sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp cũng cần điều chỉnh các giấy tờ khác liên quan như hợp đồng, thỏa thuận với đối tác, cũng như các loại giấy phép và chứng chỉ hoạt động khác.
Có nên sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh không?
Trong bối cảnh kinh doanh không ngừng thay đổi, việc điều chỉnh thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh là điều cần thiết để đảm bảo sự phù hợp giữa thực tế hoạt động của doanh nghiệp và các thông tin đã đăng ký. Các thay đổi có thể bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp lý, vốn điều lệ, và ngành nghề kinh doanh. Khi các yếu tố này không còn chính xác, việc thay đổi giấy phép kinh doanh trở thành một nghĩa vụ bắt buộc.
Quá trình điều chỉnh giấy phép kinh doanh giúp các cơ quan quản lý nhà nước cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, qua đó bảo đảm các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và đúng luật. Tuy nhiên, quy trình này thường gặp nhiều khó khăn và có thể kéo dài thời gian thực hiện, làm cho không ít doanh nghiệp cảm thấy lúng túng trong việc nắm bắt các thủ tục cần thiết. Việc thiếu nhân lực có chuyên môn trong lĩnh vực này cũng là một trở ngại lớn.
Do đó, lựa chọn dịch vụ hỗ trợ thay đổi giấy phép kinh doanh là một giải pháp phù hợp và hiệu quả. Các dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt gánh nặng về mặt giấy tờ và quy trình. Họ sẽ cung cấp sự tư vấn cần thiết, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tập trung vào việc phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh thực hiện như thế nào?
Thay đổi giấy phép kinh doanh: Quy trình cần thiết
Việc thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh là một quá trình phức tạp, bởi mỗi loại hình doanh nghiệp và từng nội dung cần thay đổi đều yêu cầu hồ sơ riêng biệt. Do đó, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt tất cả các thủ tục, dẫn đến việc phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần. Để khắc phục điều này, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định, từ đó giảm thiểu khả năng hồ sơ bị từ chối và tiết kiệm thời gian.
Khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, dịch vụ sẽ tiến hành nộp hồ sơ thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Tùy vào vị trí và tình hình thuế, cách thức nộp hồ sơ có thể là trực tiếp hoặc trực tuyến qua Sở kế hoạch và Đầu tư.
Trong trường hợp hồ sơ không được chấp thuận, Cơ quan đăng ký sẽ cung cấp lý do cụ thể kèm theo văn bản để doanh nghiệp biết chỉnh sửa. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy chứng nhận thay đổi sẽ được cấp.
Sau khi có giấy chứng nhận, dịch vụ sẽ đảm bảo thông tin mới được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia, tuân thủ đúng quy định để tránh các hình phạt không cần thiết.
Bài viết này từ Luật ADZ cung cấp thông tin cập nhật về quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh một cách chi tiết và chuyên nghiệp. Việc thực hiện thủ tục này đúng cách là điều quan trọng giúp các doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời hạn chế các sai sót và lãng phí thời gian.
