Rất nhiều khách hàng khi đến với Luật ADZ đều có chung một câu hỏi đó là cách thức cập nhập bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì làm như thế nào? Vì vậy chúng tôi đã quyết định để trả lời câu hỏi thắc mắc này qua bài viết dưới đây.
Trình tự cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
Trường hợp đăng ký doanh nghiệp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, doanh nghiệp phải đảm bảo bổ sung đầy đủ thông tin trong hồ sơ đăng ký. Đặc biệt, số điện thoại của doanh nghiệp là thông tin bắt buộc. Nếu doanh nghiệp không cung cấp thông tin này, hồ sơ sẽ bị coi là không hợp lệ.
Doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật và bổ sung thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp. Như sau:
- Nếu sự thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận, nhưng không rơi vào các trường hợp quy định tại Điều 47 đến Điều 55 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần gửi thông báo đề nghị cập nhật tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi có trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và xem xét, cấp Giấy chứng nhận mới nếu hồ sơ hợp lệ.
- Trong trường hợp chỉ cần cập nhật thông tin mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận và không thuộc phạm vi quy định từ Điều 56 đến Điều 60 của Nghị định nêu trên, doanh nghiệp cũng phải gửi thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh để được bổ sung thông tin vào hồ sơ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho người nộp và cấp Giấy chứng nhận trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản việc cần sửa đổi trong thời hạn tương tự. Trường hợp từ chối, lý do sẽ được nêu rõ trong thông báo gửi đến người nộp hồ sơ.
Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
Người đăng ký doanh nghiệp có thể kê khai thông tin, tải tài liệu điện tử và thực hiện chữ ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông qua nền tảng trực tuyến tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Đồng thời, người dùng cũng có thể thanh toán các khoản phí và lệ phí liên quan theo quy trình quy định.
Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, người nộp sẽ nhận Giấy biên nhận hàng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua nền tảng điện tử. Giấy biên nhận này chứng minh rằng hồ sơ đã được tiếp nhận thành công.
Nếu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp biết về quyết định này. Trong trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng đủ điều kiện, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa và bổ sung các thông tin cần thiết qua hệ thống điện tử.
Việc quản lý và hướng dẫn quy trình đăng ký doanh nghiệp được thực hiện một cách rõ ràng và hiệu quả, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người đăng ký cũng như tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Hệ thống đăng ký trực tuyến không chỉ giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn tối ưu hóa các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp mới thành lập.
Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Người nộp hồ sơ doanh nghiệp cần sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện các bước kê khai thông tin, tải lên các tài liệu điện tử và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua nền tảng trực tuyến. Bên cạnh đó, họ cũng phải thanh toán các khoản phí liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp theo quy trình được quy định tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Trong trường hợp có sự ủy quyền thực hiện các thủ tục đăng ký qua hệ thống trực tuyến này, văn bản ủy quyền phải cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc của người ủy quyền để đảm bảo việc xác thực khi nộp hồ sơ.
Sau khi nộp hồ sơ đăng ký thành công, người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ qua hệ thống điện tử.
Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho các hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng cho doanh nghiệp, yêu cầu thực hiện các sửa đổi hoặc bổ sung cần thiết để hoàn thiện hồ sơ. Việc này nhằm đảm bảo mọi thông tin và tài liệu đều chính xác và đầy đủ theo yêu cầu pháp luật.
Cách thức thực hiện bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hình thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể được thực hiện qua ba phương thức: trực tiếp, trực tuyến và dịch vụ bưu chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là ba ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Nộp trực tiếp:
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.
- Phí: 50.000 Đồng.
- Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền sẽ phải gửi thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Miễn lệ phí trong một số trường hợp như không thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc chỉ cập nhật thông tin liên lạc không liên quan đến nội dung đăng ký.
- Nộp trực tuyến:
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.
- Phí: 0 Đồng.
- Hồ sơ được gửi qua hệ thống thông tin điện tử của Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính:
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.
- Phí: 50.000 Đồng.
- Tương tự như nộp trực tiếp, hồ sơ cũng được gửi qua đường bưu chính.
Trước khi nộp hồ sơ, người nộp cần đảm bảo rằng các thông tin đầy đủ và chính xác để tránh việc hồ sơ không được xử lý. Lưu ý rằng lệ phí đăng ký doanh nghiệp sẽ không được hoàn trả trong trường hợp hồ sơ không được cấp phép. Các phương thức nộp hồ sơ vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý.
Thành phần hồ sơ bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Tên hồ sơ: Mẫu đơn và yêu cầu
Mẫu đơn, tờ khai: Thông báo đề nghị cập nhật và bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp
Số lượng hồ sơ: Bản chính: 1 – Bản sao: 0
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc cập nhật và bổ sung thông tin đăng ký là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin theo đúng quy định của pháp luật.
Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn Phụ lục II-5.docx. Mẫu đơn này bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến sự thay đổi mà doanh nghiệp mong muốn cập nhật, ví dụ như thay đổi về địa chỉ, ngành nghề kinh doanh hay thông tin về người đại diện theo pháp luật.
Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị 1 bản chính của thông báo để nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Mặt khác, không cần phải cung cấp bản sao cho hồ sơ này, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Việc thực hiện đúng quy trình và cung cấp đầy đủ thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh sau này. Doanh nghiệp nên chú ý thường xuyên kiểm tra và cập nhật thông tin để duy trì tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền
Văn bản ủy quyền là tài liệu cần thiết nhằm ủy thác cho một cá nhân thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý rằng, văn bản này không nhất thiết phải qua công chứng hoặc chứng thực, giúp đơn giản hóa quy trình chuẩn bị hồ sơ.
Theo quy định, một bản chính văn bản ủy quyền sẽ được yêu cầu, trong khi bản sao không cần thiết. Đây là yếu tố thuận lợi giúp người ủy quyền dễ dàng hơn trong việc giao phó trách nhiệm cho người đại diện.
Bên cạnh đó, thông tin cần cung cấp bao gồm bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Qua đó, người đại diện có thể thực hiện các nghĩa vụ và quyền hạn liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp một cách hợp pháp. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được hoàn chỉnh và chính xác để tránh các rắc rối trong quá trình xử lý hồ sơ.
Trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, các tài liệu cần thiết nên được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm giấy tờ tùy thân của cá nhân ủy quyền và các chứng từ liên quan khác tùy vào bản chất doanh nghiệp. Sự minh bạch và rõ ràng trong hồ sơ không chỉ giúp việc tiếp nhận hồ sơ được thuận lợi mà còn đảm bảo quyền lợi của cả hai bên trong mối quan hệ ủy quyền.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu cần thiết sẽ góp phần tăng cường hiệu quả và tính hợp thức của quy trình đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp ủy quyền cho tổ chức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính
Hồ sơ Đăng ký Doanh nghiệp
Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, các tài liệu sau đây là cần thiết:
- Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ: Cần có bản sao hợp đồng giữa tổ chức cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp, liên quan đến việc thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Yêu cầu: Bản chính: 0; Bản sao: 1.
- Giấy giới thiệu: Tổ chức cung cấp dịch vụ cần phát hành giấy giới thiệu cho cá nhân trực tiếp tham gia thực hiện các thủ tục đăng ký. Yêu cầu: Bản chính: 1; Bản sao: 0.
- Bản sao giấy tờ pháp lý: Cá nhân được giới thiệu cần có bản sao giấy tờ pháp lý chứng minh quyền sử dụng và thực hiện các quyền liên quan đến thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Yêu cầu: Bản chính: 0; Bản sao: 1.
Các tài liệu trên là hết sức quan trọng để đảm bảo rằng quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và đúng quy định pháp luật. Hãy kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi nộp để tránh những sai sót không đáng có. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn an tâm hơn trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích
Giấy tờ cần thiết: Mẫu đơn và tờ khai
Để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, bạn cần phải chuẩn bị một bản sao phiếu gửi hồ sơ được phát hành theo mẫu quy định bởi doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích. Bản sao này phải có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính cũng như chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Cụ thể, yêu cầu về số lượng giấy tờ cần cung cấp là: 1 bản sao của phiếu gửi hồ sơ, trong khi bản chính không yêu cầu nộp.
Lưu ý rằng quá trình đăng ký doanh nghiệp cần phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của hồ sơ. Do vậy, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ cần thiết sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được những rắc rối có thể phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ.
Để có thể thực hiện tốt nhất các bước đăng ký, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng về các yêu cầu và mẫu hồ sơ cụ thể theo quy định của cơ quan chức năng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc thành lập và hoạt động doanh nghiệp.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chỉ được tiếp nhận và đưa vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các tiêu chí sau:
- Đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, bao gồm các giấy tờ cần thiết.
- Tên doanh nghiệp phải được ghi rõ trong Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Cung cấp địa chỉ liên hệ của người nộp hồ sơ.
- Đã thanh toán đầy đủ các khoản phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo luật định.
Đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, yêu cầu cần thỏa mãn như sau:
- Tất cả các tài liệu và nội dung phải được kê khai đầy đủ giống như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển đổi thành văn bản điện tử. Tên các văn bản điện tử phải tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bản giấy. Các cá nhân có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử hoặc ký qua bản giấy và quét theo các định dạng quy định trong Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia cần phải chính xác và đầy đủ so với hồ sơ bản giấy; đặc biệt cần thiết phải bao gồm thông tin liên lạc của người nộp hồ sơ như số điện thoại và email.
- Hồ sơ phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền. Nếu có ủy quyền để thực hiện thủ tục, cần kèm theo các chứng từ theo yêu cầu tại Điều 12 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
Trong phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký, nhưng việc sử dụng dấu cho các tài liệu khác phải tuân theo quy định hiện hành.
