Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu thành lập và đi vào hoạt động thì không thể thiếu con dấu công ty. Con dấu công ty luôn xuất hiện trên các giấy tờ quan trọng, chứng từ các giao dịch của doanh nghiệp. Nhiều loại văn bản không có con dấu công ty thì sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Không những vậy, con dấu công ty còn là dấu hiệu để phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, không bị trùng lặp. Vậy làm thế nào để sở hữu con dấu đúng quy chuẩn pháp luật hiện hành? Trong bài bài viết dưới đây, Luật ADZ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.
Quy định về số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành thì doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung, mẫu con dấu, quản lý và sử dụng con dấu, ngoại trừ trường hợp Điều lệ của công ty có quy định khác (đã được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP). Cụ thể như sau:
Mẫu con dấu công ty
Mẫu con dấu công ty sẽ được thể hiện dưới một hình thức cụ thể như: hình tròn, hình chữ nhật, hình đa giác hoặc các hình dạng khác. Mỗi mẫu con dấu của doanh nghiệp cần phải thống nhất về nội dung, kích thước và hình thức.
Nội dung con dấu công ty
Nội dung con dấu phải thể hiện được hai thông tin cơ bản: Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thêm ngôn ngữ, hình ảnh vào nội dung và hình thức mẫu con dấu của mình. Tuy nhiên, những hình ảnh, ngôn ngữ, ký hiệu này không được vi phạm những điều cấm đã quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. Đó là:
- Không được sử dụng: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Không được sử dụng: Hình ảnh, Biểu tượng, Tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, xã hội – nghề nghiệp.
- Không được sử dụng: Từ ngữ, Ký hiệu và Hình ảnh mà vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Điều kiện sử dụng con dấu công ty
Căn cứ vào Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì trước khi sử dụng, thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu, thay đổi về số lượng con dấu của công ty, chi nhánh hay văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải gửi thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh – nơi mà doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mở trụ sở để tiến hành đăng tải thông báo về mẫu con dấu công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong đó, nội dung thông báo bao gồm:
- Tên, mã số, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc của chi nhánh hay văn phòng đại diện.
- Quyết định của Chủ sở hữu công ty nếu là công ty TNHH một thành viên, Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội thành viên nếu là công ty TNHH hai thành viên trở nên và của Hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần, các thành viên của công ty hợp danh nếu là công ty hợp danh về số lượng con dấu, mẫu con dấu nội dung, cùng với thời điểm còn dấu con hiệu lực.
Điều này có nghĩa là, trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu thì phải thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính, hoặc địa chỉ của chi nhánh, văn phòng đại diện để có thể đăng tải mẫu con dấu lên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty
Việc quản lý và sử dụng, lưu giữ con dấu thực hiện theo những quy định tại Điều lệ công ty. Con dấu sẽ được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch của thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì:
- Doanh nghiệp vẫn sẽ sử dụng con dấu đã được cấp mà không phải thực hiện Thông báo Mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Khi doanh nghiệp làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu mực dấu phải tiến hành thực hiện các thủ tục về Thông báo Mẫu con dấu theo quy định của Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký Mẫu dấu cho Cơ quan công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký. Về phía Cơ quan công an sẽ cấp Giấy biên nhận với nội dung đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của Doanh nghiệp.
- Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bị mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đăng ký Mẫu dấu thì Doanh nghiệp được quyền làm lại con dấu mới. Theo đó, doanh nghiệp cần thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký Mẫu dấu cho Cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký Mẫu dấu.
Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về quản lý và sử dụng, lưu giữ con dấu theo quy định tại Điều lệ công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ bị hạn chế một số quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Trong giao dịch với các đối tác, khách hàng thì việc có sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ tùy thuộc vào quy định của Điều lệ công ty hoặc do sự thỏa thuận của doanh nghiệp với bên đối tác, khách hàng.
Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công ty
Hồ sơ chuẩn bị
- Văn bản thông báo
+ Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu công ty (Phụ lục II-8 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT), nếu đăng ký thành lập doanh nghiệp.
+ Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu công ty (Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT), trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu/số lượng con dấu.
+ Thông báo về việc hủy mẫu con dấu công ty (Phụ lục II-10 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT) trong trường hợp doanh nghiệp hủy mẫu con dấu.
- Đối với các doanh nghiệp vẫn đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương thì ngoài Văn bản thông báo còn phải nộp thêm:
+ Bản sao hợp lệ của Giấy chứng nhận đầu tư.
+ Bản sao hợp lệ của Giấy chứng nhận đăng ký thuế doanh nghiệp.
+ Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký của doanh nghiệp (Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
- Giấy ủy quyền cho người thay thế đi nộp hồ sơ và nhận kết quả trong trường hợp người đó không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- 01 Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện các thủ tục (nếu có):
+ Với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hay Hộ chiếu vẫn còn hiệu lực.
+ Với người nước ngoài: Hộ chiếu của nước đó hoặc các giấy tờ có thể thay thế được hộ chiếu và còn hiệu lực.
Địa điểm nộp hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
Thời hạn giải quyết
Ngay sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận cho doanh nghiệp, đồng thời đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây, chúng tôi đã giải đáp câu hỏi: Làm thế nào để sở hữu con dấu đúng quy chuẩn pháp luật hiện hành. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về con dấu công ty nói riêng và thủ tục thành lập công ty nói chung, các bạn hãy liên hệ ngay tới Luật ADZ để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
